Qué es el briefing y cómo se hace

El briefing es el documento con el que deben empezar todos los encargos de diseño gráfico, no empieces a trabajar si no lo tienes. Es la clave para que un proyecto se desarrolle bien bien y sea un éxito.

En este post te cuento qué es, para qué sirve y porqué es tan importante, además de ayudarte en su elaboración y contarte qué preguntas esenciales no pueden faltar.

¿Qué es el briefing?

El briefing es un documento que explica y recoge los aspectos más relevantes de un proyecto. Es una herramienta esencial para conocer exhaustivamente a nuestro cliente, su marca, su negocio y sus necesidades.  En general es un documento escrito, no excesivamente extenso, donde el cliente nos aporta información sobre su empresa, los objetivos que persigue, a qué público le interesaría llegar, cuál es su competencia, qué mensaje quiere enviar y cualquier otra información que pueda ayudarnos a enfocar el proyecto correctamente. Se elabora en las primeras reuniones con el cliente y no se debe empezar a diseñar sin él.

Así que el briefing es útil para grandes empresas de marketing, y también para diseñadores, copywriter, o cualquier otro ámbito del marketing digital y de la creatividad.

Diferencia entre briefing y briefing creativo

Aunque utilizamos indistintamente los dos términos, no son exactamente lo mismo. El briefing se elabora entre cliente y diseñador, e incluye la información relativa al cliente con la que podemos realizar nuestro trabajo.
El briefing creativo se utiliza generalmente en las agencias de publicidad, está desarrollado únicamente por la agencia, y es en donde se identifican las necesidades y objetivos del proyecto concreto, además de recoger toda la información que se necesita para comenzar a trabajar. Se prepara a partir de dos fuentes: la información y las recomendaciones proporcionadas por el cliente y los resultados obtenidos de la investigación realizada. La diferencia esencial con el briefing del cliente es que ya incluye creatividad.

¿Porqué es importante el briefing?

• Lo primero de todo porque recoge información de tu cliente sin la cual no puedes trabajar.
  Un briefing bien elaborado es una guía de trabajo para el diseñador, un documento de consulta que define los objetivos y características principales de un proyecto gráfico. No debe ser un documento cerrado, a medida que se desarrolla el diseño pueden surgir necesidades nuevas que hagan cambiar aspectos o partes del briefing.
  Si por ejemplo tienes que diseñar una identidad para un cliente, en el briefing debería estar recogida tanto la investigación que hayas hecho sobre su sector como todo aquello que te haya contado acerca de su empresa (o proyecto), qué hace, qué vende, quien es su cliente tipo, a quien se quiere dirigir, sus preferencias estéticas…
• Si trabajas en equipo te va a ayudar un montón a que el trabajo salga adelante sin problemas.
  Al recoger todos los aspectos importantes del proyecto en un único documento, cualquier profesional involucrado en su desarrollo podrá tener la información necesaria.
  ¿Qué ventajas tiene? Que hace el trabajo más eficiente, evita malentendidos en el equipo y mejora la productividad.
• Porque ayuda a calcular el tiempo de realización y a planificar plazos de entrega.
  El briefing también sirve para determinar, en función de los elementos que componen la totalidad del proyecto gráfico, el tiempo que se tardará en realizarlo, los plazos de entrega de material por parte del cliente y el tiempo de realización estipulado por parte del diseñador gráfico.
• Porque ayuda a  presupuestar el proyecto gráfico en el caso de que sean grandes encargos, en los que no sea posible presupuestar antes de empezar a trabajar. Con la información básica del trabajo de diseño a realizar el creativo valora con más exactitud la complejidad técnica del encargo y el coste final del mismo.

¿En qué formato?

Puedes hacerlo de dos maneras principalmente, o bien mediante una entrevista con tu cliente o pasándole las preguntas por escrito para que te las conteste. Puedes redactarlo en Word, en PowerPoint, en PDF editable, o más simple en un documento colaborativo de Google. En cualquier caso, después deberás recogerlo todo en un único documento, en el también tendrías que recoger toda la investigación que tu hagas con respecto a tu cliente.

Si tu idea es mandar el cuestionario por escrito, te recomiendo que prepares una plantilla que personalices mínimamente en cada encargo y así te ahorres tiempo.

Cómo elaborar un briefing

¿Qué preguntas tienes que hacerle a tu cliente? Pues todas aquellas que necesites para desarrollar correctamente el encargo de diseño que te hayan hecho. Aquí te dejo una muestra muy completa, pero no tienes por qué utilizarlas todas:

1. Describe su negocio

El primer punto sobre el que necesitarás recopilar información es sobre tu cliente. Te conviene recoger toda la información que puedas sobre su negocio, a qué se dedica, que productos o servicios ofrece, cuál ha sido su trayectoria hasta la fecha… Aquellos aspectos que te ayuden a entender al cliente con el que vas a trabajar.

Además también necesitas que te describa su negocio desde un punto de vista más personal, sobre todo para los trabajos de identidad gráfica. Necesitas saber cuáles son los valores que tiene su empresa y que desea transmitir (juventud, sobriedad, innovación, tradición, elegancia, etc…), el porqué del nombre su empresa, qué historia hay detrás, ¿cómo surgió?, dónde se ve dentro de unos años, el mítico misión-visión-valores…

Aquí te dejo algunas preguntas que puedes hacerle:

• ¿Cuál es la misión de su empresa?
  La misión de su empresa es su razón de existir, su propósito central, y debe explicar claramente y de manera resumida por qué es diferente a todas las demás. Es decir, a que se dedica en la actualidad y hacia qué negocios o actividades puede encaminar su futuro.
  La misión de la empresa, lo creas o no, será parte esencial en el diseño de su identidad gráfica, y si no tiene una misión oficial, necesita encontrar una.
• ¿Por qué ese nombre?
  Para desarrollar el diseño de su identidad gráfica es importante que entiendas la razón por la cual escogió ese nombre y no otro. Si el nombre tiene algún significado especial o importancia para tu cliente es algo que tu como diseñador necesitas saber. No puedes diseñar su identidad sin saber lo que ésta debe transmitir.
• ¿Cuál es la historia de su empresa?
  Los diseñadores pueden ayudar a contar la historia de su empresa a través del diseño. Para lograr eso, necesitas saber todos los detalles. Necesitas que tu cliente te cuente su historia, que te diga con el mayor detalle cuales son sus productos y servicios. Sugiérele que te trate de vender su empresa como si fueses un cliente.
• ¿Qué distingue su empresa de las demás?
  Esta es una pregunta de difícil respuesta sobre todo cuando para emprendedores que inician un negocio. Con tanta competencia en el mercado de hoy, ¿qué distingue su producto para que los clientes lo escojan entre toda la oferta? (…un producto de calidad única, su enfoque del servicio al cliente…).
• ¿Cuál es la personalidad de su marca?
  Sí, su marca tiene personalidad. Y si no la tiene tendrá que desarrollar una, porque debería de ser capaz de describir su negocio usando adjetivos. Estos adjetivos son importantes porque te ayudarán también al desarrollo de su identidad gráfica.

2. Resumen del trabajo que vas a realizar

Aunque este punto en principio lo hayas abordado con tu cliente en el presupuesto, no está demás que lo incluyas aquí. No es lo mismo diseñar una identidad gráfica que lanzar un infoproducto, y puede ocurrir que durante el desarrollo del trabajo os déis cuenta de que es necesario incluir algún elemento más fuera de presupuesto.

3. ¿Quién es su audiencia?

¿A quien se quiere dirigir tu cliente? ¿Cuál es su audiencia? Esto es muy importante, porque no es lo mismo que su público tenga un rango de edad de 20-30 que de 60-70, o que sean mujeres profesionales jóvenes o familias con niños pequeños.

Necesitas conocer su target: la situación demográfica y socioeconómica, los comportamientos habituales y sus problemas o necesidades para poder hacer un desarrollo lo más acorde a las preferencias de esa audiencia.

4. ¿Quién es su competencia?

Por supuesto tienes que investigar a la competencia de tu cliente, necesitas sabes cómo respira el sector y qué está funcionando, te va a ayudar a conocer mejor el contexto en el que se va a mover tu cliente.

5. Plazos de entrega

Una vez que ya tienes claro lo que tienes que hacer y has hecho tu investigación, debes acordar también unos plazos de entrega con tu cliente. Aunque te pueda parecer un poco estresante tener plazos de entrega, hace que el cliente esté más tranquilo y te deje desarrollar el trabajo con tranquilidad. Si trabajas en equipo te evitarás ir detrás de cada profesional implicado si todos tienen claros las fases del trabajo y los plazos de entrega.

Espero que te haya resultado útil, ¡nos vemos en el siguiente post!